Loading...
Parengė EasyHours | 2025 m. balandžio 3 d.
Lengvai suprantamas vadovas, kaip pradėti darbo laiko apskaitą jūsų įmonėje
Žymos: darbo laiko apskaita, teisiniai reikalavimai, ES taisyklės, darbo laikas, poilsio laikas, laiko registravimas, lietuvių įstatymai
Nuo 2024 m. liepos 1 d. įsigalioja nauji ES teisės aktai, pagal kuriuos sisteminga darbo laiko apskaita tampa privaloma visiems darbdaviams. Tai reiškia, kad visos įmonės – didelės ir mažos – turi registruoti darbuotojų kasdienį darbo laiką. Jei valdote mažą ar vidutinę įmonę, galbūt galvojate, kad tai skamba kaip milžiniška papildoma administracija. Nesijaudinkite – pradėti darbo laiko apskaitą nebūtinai turi būti sunku. Šiame vadove paaiškinsime, kodėl svarbu pradėti dabar, ir parodysime 5 paprastus žingsnius, kaip įdiegti laiko apskaitą jūsų įmonėje be streso ar teisinės terminijos.
Daugiau informacijos apie naujus reikalavimus rasite mūsų įvadiniame įraše apie teisinius reikalavimus, o jei turite klausimų, atsakymus rasite mūsų DUK straipsnyje. Čia sutelkiame dėmesį į praktinius žingsnius, kurie suteiks jums ramybę ir užtikrins, kad jūsų įmonė greitai laikysis privalomų darbo laiko apskaitos reikalavimų.
Greitai pradėti darbo laiko apskaitą svarbu dėl kelių priežasčių. Pirma, pagal įstatymą jūsų įmonė turi turėti laiko apskaitos sistemą ne vėliau kaip 2024 m. liepos 1 d. Kuo anksčiau pradėsite, tuo daugiau laiko turėsite rasti tinkamą sprendimą ir priprasti prie naujų rutinų iki termino. Antra, išvengsite streso ir panikos artėjant terminui – pradėdami laiku užtikrinsite, kad viskas veikia ir atitinka reikalavimus, todėl išvengsite galimų baudų ar įspėjimų. Perskaitykite daugiau apie teisinius laiko apskaitos reikalavimus, kad gautumėte pilną vaizdą.
Be to, ankstyva pradžia suteikia ramybę ir aiškumą. Galite žingsnis po žingsnio įgyvendinti darbo laiko apskaitą ir koreguoti procese, užuot puolę į tai paskutinę minutę. Galiausiai, geras laiko apskaitos sprendimas taip pat gali duoti teigiamų šalutinių naudų: geresnę darbo valandų apžvalgą, teisingesnį užduočių paskirstymą ir užtikrinimą, kad niekas nedirba per daug. Trumpai tariant – tai iš tikrųjų gali būti naudinga tiek įmonei, tiek darbuotojams.
Toliau apžvelgiame penkis konkrečius žingsnius, kurie padės jums greitai ir paprastai pradėti darbo laiko apskaitą praktikoje.
Pirmas žingsnis – susipažinti su tuo, ko tiksliai reikalauja naujas įstatymas. Trumpai tariant, įstatymas reiškia, kad visų darbuotojų kasdienį darbo laiką reikia registruoti patikimu ir prieinamu būdu. Kiekvieną dieną turi būti registruojama, kiek valandų (ir minučių) dirbo kiekvienas asmuo. Nebūtina registruoti, kuriuo metu buvo dirbama, tik bendrą dienos darbo laiką. Tai svarbi informacija, nes daro užduotį lengviau įgyvendinamą – jei darbuotojas dirbo įprastas 7,5 valandas, tai ir reikia užregistruoti.
Pasirūpinkite sužinoti teisinio reikalavimo detales: kas jūsų įmonėje yra įtrauktas (paprastai visi darbuotojai, išskyrus, pvz., aukščiausius vadovus ir savarankiškai dirbančius savininkus), ir ar yra specialių taisyklių, į kurias turite atsižvelgti jūsų srityje. Nebūtina tapti teisės ekspertu, bet gaukite bendrą vaizdą. Mūsų įvadinis įrašas paprasta kalba apima pagrindinius įstatymo punktus, jei norite pilno vaizdo. Turėdami šią informaciją esate pasirengę kitam žingsniui.
Dabar, kai žinote reikalavimus, turite pasirinkti, kaip registruosite darbo laiką. Įstatymas nenustato konkrečių reikalavimų sistemai – tai gali būti bet kas nuo paprasto Excel lapo ar užrašų knygelės iki skaitmeninės laiko apskaitos sistemos. Tačiau mažesnei įmonei pranašumas yra pasirinkti paprastą skaitmeninį sprendimą. Skaitmeninis įrankis (pvz., programėlė ar internetinė sistema) daro darbo laiko apskaitą žaismingai lengvą kasdieniame gyvenime ir sumažina klaidų ir pamirštų registracijų riziką.
Apsvarstykite, kas jums geriausiai tinka: ar tai turėtų būti visiškai paprasta, ar norite papildomų funkcijų, tokių kaip ataskaitos ar automatiniai priminimai? Svarbiausia, kad sistema būtų patogi jums ir jūsų darbuotojams. Praktiškai tai reiškia, kad visi turėtų lengvai registruoti savo valandas – pageidautina keliais paspaudimais. Specializuota laiko apskaitos programėlė, pvz., EasyHours, sukurta specialiai tam, kad laiko apskaita būtų paprasta ir atitiktų teisinius reikalavimus be rūpesčių. Kad ir ką pasirinksite, galvokite ilgalaikėje perspektyvoje: pasirinkite sistemą, kurią galėsite naudoti ir po kelių metų, kad nereikėtų vėl keisti. Taip pat nepamirškite užtikrinti, kad sistema patikimai saugo duomenis (teisinis reikalavimas nurodo, kad registracijos turi būti saugomos kelerius metus), ir kad kiekvienas darbuotojas galėtų pasiekti savo registracijas. Visa tai dauguma šiuolaikinių laiko apskaitos sistemų atlieka automatiškai.
Pasirinkus darbo laiko apskaitos sprendimą, kitas žingsnis – sukurti vidaus gaires, kaip jį naudoti. Tai gali skambėti formaliai, bet galima laikyti visiškai paprastai. Idėja tiesiog užtikrinti, kad visi žinotų, kaip ir kada registruoti savo darbo laiką, ir kas nutinka, jei pamiršta.
Pradėkite nuo to, kaip registruosite: ar darbuotojai turi registruoti tiksliai kiekvieną dieną, ar surinksite savaitės pabaigoje? (Rekomenduojama daryti bent kartą per savaitę, kad niekam nereikėtų bandyti prisiminti viso mėnesio valandų iš atminties). Jei turite darbuotojų su fiksuotu darbo laiku kiekvieną dieną, galite apsvarstyti galimybę leisti jiems registruoti tik nukrypimus – tai reiškia, kad įprasta darbo diena nereikalauja aktyvaus registravimo, bet jei jie, pvz., išeina anksčiau ar dirba viršvalandžius, tada registruoja tą pokytį. Tai daro procesą dar paprastesnį visiems, nes nereikia registruoti „to paties laiko kaip visada" kiekvieną dieną.
Taip pat užrašykite, kas už ką atsakingas: ar kiekvienas darbuotojas pats praneša savo valandas (paprastai taip), ir ar yra asmuo – pvz., administratorius ar vadovas – kuris nuolat tikrina, ar registracijos vyksta? Apsvarstykite, kaip tvarkysite situaciją, jei kas nors pamiršta registruoti: galbūt draugiškas priminimas pradžioje, o ne griežtos pasekmės. Tikslas ne bausti, o įtraukti visus į gerą rutiną. Pasirūpinkite užrašyti šias gaires ir pasidalinkite jomis su komanda (tai gali būti trumpas dokumentas ar el. laiškas). Taip visi bus tame pačiame puslapyje, o jūs tuo pačiu turėsite dokumentus, kad įgyvendinote būtinas priemones (kas taip pat yra teisinio reikalavimo dalis).
Dabar, kai sistema ir vidaus gairės paruoštos, reikia įtraukti darbuotojus. Labai svarbu juos gerai įtraukti nuo pat pradžių, nes darbo laiko apskaita praktiškai yra tai, ką jie patys turės daryti kasdieniame gyvenime. Suplanuokite trumpą pristatymą: paaiškinkite, kodėl įvedame laiko apskaitą (pvz., „Dabar tai teisinis reikalavimas, ir tai turi užtikrinti gerą darbo aplinką ir tikslius darbo laiko skaičiavimus – ne todėl, kad norime jus stebėti"). Svarbu komunikuoti, kad tikslas yra teigiamas ir ne nepasitikėjimo išraiška. Kai darbuotojai supranta, kad laiko apskaita naudinga jiems patiems (pvz., užtikrina teisingą apmokėjimą už viršvalandžius ir poilsio laiko taisyklių laikymąsi), jie bus labiau motyvuoti.
Pateikite praktinę pasirinktos sistemos demonstraciją: parodykite, kaip registruoti darbo laiką žingsnis po žingsnio. Tai galima padaryti bendrame susitikime arba per mažą vadovą. Pasirūpinkite, kad visi turėtų galimybę išbandyti sistemą – galbūt atlikite pratimą, kai visi kartu registruoja „šiandien", kad būtumėte tikri, jog tai veikia visų telefonuose ar kompiuteriuose. Taip pat būkite pasirengę padėti tiems, kurie galbūt nėra tokie techniški; laimei, dauguma laiko apskaitos įrankių yra gana intuityvūs.
Taip pat susitarkite, kad pradžioje dažnai stebėsite procesą – pvz., po pirmos savaitės galite trumpai aptarti, ar visi užregistravo savo laiką ir ar yra klausimų ar problemų. Pradinis mokymas ir dialogas sukuria saugumą. Kai darbuotojai patirs, kaip lengva registruoti darbo laiką (ypač su gera sistema), tai greitai taps natūralia darbo dienos dalimi.
Dabar esate pasirengę pradėti rimtai. Nustatykite pradžios datą, kada įsigalios nuolatinė darbo laiko apskaita – pavyzdžiui, nuo kito pirmadienio ar kito mėnesio 1 dienos. Paaiškinkite, kad nuo tos dienos visi susiję darbuotojai turi pradėti registruoti savo darbo laiką pagal jūsų naują praktiką. Gera idėja pradėti šiek tiek anksčiau, nei tai tampa teisiškai privaloma, kad turėtumėte prisitaikymo laikotarpį. Taip galėsite aptikti ir išspręsti galimas smulkias problemas, kol tai iš tikrųjų įsigalios.
Pirmomis poromis savaičių po pradžios turėtumėte nuolat stebėti procesą. Stebėkite, ar visi registruoja, kaip turėtų. Gali nutikti, kad pradžioje kai kas pamiršta – siųskite draugišką priminimą arba greitai pasikalbėkite, jei darbuotojas pamiršo registruoti kelias dienas. Dažnai automatiniai priminimai sistemoje taip pat gali padėti (jei jūsų sprendimas turi šią funkciją). Naudokite stebėjimo laikotarpį procesams koreguoti: jei aptinkate, kad kažkas gairėse neaišku ar nepraktiška, pakoreguokite. Galbūt paaiškės, kad savaitinis registravimas jums tinka geriau nei kasdieninis – arba atvirkščiai, kad lengviausia tai daryti kiekvieną dieną po darbo. Nebijokite koreguoti, kol liekate įstatymo ribose (atminkite, minimalus reikalavimas yra tas, kad kiekvienos dienos darbo laikas būtų registruojamas vienu ar kitu būdu).
Kai darbo laiko apskaita veiks, tai taps rutina visiems. Pasirūpinkite tai pripažinti – pagirkite komandą už naujo proceso priėmimą. Dabar galite jaustis saugūs, kad atitinkate teisinius reikalavimus ir tuo pačiu sukūrėte skaidrumą dėl darbo laiko. Jei valdžios institucijos ar kiti kada nors paklaustų apie jūsų laiko apskaitą, galite ramiai parodyti, kad viską kontroliuojate.
Darbo laiko apskaitos įgyvendinimas visai nebūtinai turi būti toks milžiniškas, kaip gali atrodyti iš pirmo žvilgsnio. Sekdami šiuos penkis žingsnius – supraskite reikalavimą, pasirinkite paprastą sprendimą, sukurkite aiškias gaires, įtraukite darbuotojus ir sėkmingai pradėkite – net maža įmonė gali greitai susitvarkyti su privaloma darbo laiko apskaita. Raktas – žengti žingsnis po žingsnio ir pasirinkti sprendimą, kuris palengvintų procesą visiems.
Pasirengę paprastam sprendimui? EasyHours.lt sukurta būtent tam, kad padėtų mažoms ir vidutinėms įmonėms pradėti darbo laiko apskaitą per kelias minutes. Su EasyHours gausite patogią vartotojui laiko apskaitos sistemą, atitinkančią visus teisinius reikalavimus – be nereikalingų rūpesčių. Išbandykite EasyHours nemokamai 30 dienų ir patirkite, kaip lengva gali būti paversti darbo laiko apskaitą integruota jūsų kasdienybės dalimi. Taip būsite saugiose rankose ir galėsite sutelkti dėmesį į tai, kas jums svarbu, žinodami, kad laiko apskaita veikia efektyviai ir teisingai fone. Pradėkite šiandien – ir susidorokite su darbo laiku šypsodamiesi!