Loading...
EasyHours | 2025 m. balandžio 5 d.
Praktinis vadovas naujų darbo laiko apskaitos reikalavimų Lietuvos įmonėms
Žymos: darbo laiko apskaita, teisės reikalavimai, mažos ir vidutinės įmonės, laiko registravimas
2024 m. liepos 1 d. įsigaliojo naujas įstatymas, kuris reikalauja darbo laiko apskaitos visiems darbuotojams Lietuvoje. Ypač mažoms ir vidutinėms įmonėms gali atrodyti sudėtinga staiga pradėti registruoti darbo laiką kasdien. Ką reiškia nauji laiko registravimo reikalavimai ir kaip pradėti?
Nesijaudinkite – šiame tinklaraščio įraše atsakome į dažniausius klausimus apie darbo laiko registravimą aiškia ir raminančia kalba be juridinio ar techninio žargono.
Aptarsime tokias temas kaip: Kas turi registruoti laiką? Kaip turi būti registruojamas darbo laikas? O kaip su nuotoliniu darbu? Kas yra savarankiškai planuojantis darbuotojas? Kaip turi būti saugomi duomenys? ir Kokios sistemos gali būti naudojamos? Galiausiai gausite patarimą apie paprastą sprendimą, kuris užtikrins, kad jūsų įmonė laikytųsi visų darbo laiko taisyklių be vargo.
Trumpai tariant: visi darbdaviai ir darbuotojai yra apimti darbo laiko apskaitos reikalavimo. Nesvarbu, ar jūsų įmonė didelė, ar maža, ir nesvarbu, ar darbuotojai dirba visą darbo dieną, ne visą darbo dieną, lankstaus darbo režimo ar valandiniu atlyginimu, jų darbo laikas turi būti registruojamas kasdien. Net darbuotojas, kuris dirba tik kelias valandas per savaitę, turi registruoti savo valandas.
Yra tik keletas galimų išimčių. Aukščiausi vadovai (pvz., generalinis direktorius, kuris teisiškai nelaikomas "darbuotoju") gali nepatenka į šį reikalavimą. Be to, egzistuoja "savarankiško darbo organizavimo" sąvoka – darbuotojai ypatingose pareigose su dideliu autonomijos laipsniu. Šie gali būti atleidžiami nuo registracijos, tačiau tam reikia specifinio susitarimo (daugiau apie savarankiško darbo organizatorius žemiau). Tačiau daugumai įmonių tai nebus aktualu, todėl tikėkitės, kad visi darbuotojai turės registruoti savo darbo laiką.
Naujas įstatymas reikalauja, kad registruotumėte kiekvieno darbuotojo bendrą darbo laiką kiekvienai dienai. Tai reiškia valandų skaičių, kurį asmuo dirbo konkrečią dieną. Jums nereikia tiksliai pažymėti, kada per dieną darbas buvo atliekamas (atvykimo ir išvykimo laikas nėra reikalingas) – tik kiek valandų iš viso buvo dirbta tą dieną. Jei darbuotojas, pavyzdžiui, dirba 7 valandas biure ir vėliau 1 valandą namuose vakare, diena turi būti užregistruota kaip 8 valandos iš viso.
Kas atlieka registraciją ir kaip dažnai? Įprasčiausia, kad darbuotojas pats registruoja savo valandas, pvz., per darbo laiko registravimo sistemą arba laiko apskaitos lentelę. Įstatymas nenurodo, kaip dažnai tai turi būti daroma – gali būti kasdien, kas savaitę arba po kiekvienos užbaigtos užduoties, priklausomai nuo to, kas prasminga jūsų įmonėje. Svarbu, kad registracijos būtų patikimos. Rekomenduojama vesti laiką nuolat (geriausia kasdien arba artimiausia), kol tai dar šviežia atmintyje, kad išvengtumėte klaidų. Kaip darbdaviui gali būti gera idėja sukurti paprastus vidinius nurodymus, kaip ir kada darbuotojai turi registruoti savo darbo laiką, kad visi darytų tai teisingai ir nuosekliai.
Kas turi būti registruojama kaip darbo laikas? Registruoti reikia tik faktinį darbo laiką. Pertraukos, kurios yra neapmokamos (t.y. kai darbuotojas negauna atlyginimo ir nėra pasirengęs dirbti), neturi būti įskaičiuojamos. Tačiau visi darbo valandos turi būti registruojamos – net jei tai viršvalandžiai be papildomo atlyginimo arba darbas, atliekamas nestandartiniu laiku. Atlyginimo ar mokėjimo pobūdis nėra svarbus registracijai – lemiamas veiksnys yra tai, ar laikas naudojamas darbui.
Ar reikalavimas galioja ir dirbant namuose? Taip – darbas namuose turi būti registruojamas lygiai taip pat kaip darbas darbo vietoje. Jei darbuotojas dirba iš namų biuro vieną dieną arba skiria keletą papildomų valandų vakare namuose, tos valandos turi būti pridėtos prie tos dienos bendro darbo laiko. Naujasis įstatymas neskiria, kur darbas atliekamas; svarbu, kad visos dienos darbo valandos būtų įtrauktos į registraciją.
Verta pažymėti, kad poilsio laiko taisyklės yra šiek tiek lankstesnės atsitiktinio darbo namuose atveju. Paprastai 11 valandų taisyklė nustato, kad darbuotojas turi turėti 11 nepertraukiamų poilsio valandų per kiekvieną 24 valandų laikotarpį. Jei darbuotojas savanoriškai šiek tiek dirba namuose vakare (be įprasto darbo laiko), tos valandos, žinoma, skaičiuojamos kaip darbas, bet tai nelaikoma poilsio laiko taisyklių pažeidimu – su sąlyga, kad tai atsitiktinis ir paties darbuotojo organizuojamas darbas. Kitaip tariant, jums nereikia jaudintis dėl poilsio laiko įstatymo pažeidimo, jei darbuotojas kartais pasirenka dirbti ilgiau iš namų. Tačiau jei darbas namuose yra nuolatinė ar esminė darbo dalis, galioja įprastos poilsio laiko taisyklės. Bet kuriuo atveju visas darbo laikas turi būti registruojamas, nepriklausomai nuo to, ar jis vyksta biure, lauke ar namuose.
"Savarankiškas darbo organizatorius" yra sąvoka iš darbo laiko taisyklių, kuri apima tam tikrus darbuotojus pareigose su labai aukštu laisvės laipsniu savarankiškai organizuoti savo darbą. Darbuotojas laikomas savarankišku darbo organizatoriumi, jei jis gali visiškai savarankiškai nuspręsti, kada darbas atliekamas, arba jei darbo laikas apskritai negali būti išmatuotas ar nustatytas iš anksto dėl darbo pobūdžio. Paprastai tai paveiks tik labai nedaug žmonių, pvz., kai kuriuos aukščiausio lygio vadovus ar specialistus, kurie neturi fiksuotos rutinos ar susitikimų laiko ir praktiškai patys disponuoja savo laiku.
Kad darbuotojas realiai galėtų būti išimtas kaip savarankiškas darbo organizatorius, tai turi būti sutarta ir aiškiai nurodyta darbo sutartyje. Jei asmuo klasifikuojamas kaip savarankiškas darbo organizatorius, tai reiškia, kad jis gali būti išimtas iš laiko registracijos reikalavimo (ir paprastai jie taip pat išimami iš tam tikrų poilsio laiko taisyklių dalių ir 48 valandų ribos). Svarbu: savarankiški darbo organizatoriai yra išimtis, kuri patvirtina taisyklę. Didžioji dauguma darbuotojų nėra savarankiški darbo organizatoriai. Kitaip tariant, šią išimtį turėtumėte naudoti tik visiškai ypatingais atvejais. Jei abejojate, ar tam tikra pareigybė gali būti laikoma savarankiškai organizuojančia darbą, reikia atlikti konkretų vertinimą – ir kaip minėta, tam reikia rašytinio susitarimo. Daugumoje įmonių visi darbuotojai turės registruoti darbo laiką visiškai įprastai.
Kiek laiko ir kaip turime saugoti registracijas? Turite saugoti registruoto darbo laiko dokumentaciją mažiausiai 5 metus. Šis reikalavimas reiškia, kad kasdieniai laiko lapai ar duomenys jūsų sistemoje turi būti prieinami net po daugelio metų. Be to, darbuotojas turi turėti prieigą prie savo registruotų duomenų. Tiek dabartiniai, tiek buvę darbuotojai turi teisę gauti informaciją apie tai, kiek jie dirbo tam tikru laikotarpiu, net iki penkių metų atgal.
Praktinio valdymo požiūriu tai reiškia, kad jūsų darbo laiko apskaitos duomenys turi būti saugomi saugiai ir struktūrizuotai. Naudokite sistemą ar metodą, kuriame duomenys negali būti slapta keičiami ar prarasti. Taip pat turėtumėte užtikrinti, kad galėtumėte pateikti ar parodyti darbuotojui visus jo registracijos įrašus už pastaruosius 5 metus, jei jis to paprašys. Jei iš sistemos labai sudėtinga išgauti duomenis, tai gali būti problema – darbuotojo prieiga prie informacijos turi būti praktiškai "prieinama".
Be to, nepamirškite konfidencialiai tvarkyti registracijos duomenis, nes juose gali būti asmens duomenų apie darbuotojų darbo laiką ir galimą neatvykimą. Laikykitės bendrųjų asmens duomenų/BDAR gairių, pvz., užtikrinkite, kad tik atitinkami asmenys turėtų prieigą prie duomenų, ir ištrinkite informaciją pasibaigus saugojimo laikotarpiui. Bet iš esmės: turėkite sprendimą, kuris automatiškai išsaugo visus darbo laiko registracijos įrašus mažiausiai penkerius metus ir leidžia juos surasti pagal darbuotoją pagal poreikį.
Ar turime investuoti į brangią skaitmeninę sistemą? Nebūtinai – įstatymas suteikia jums metodų laisvę pasirinkti laiko apskaitos sistemą, jei tik ji atitinka reikalavimus būti "objektyvi, patikima ir prieinama". Tai reiškia, kad sistema turi galėti tiksliai išmatuoti bendrą kasdienį darbo laiką (objektyviai), duomenimis turi būti galima pasitikėti (patikimai), ir tiek darbdavys, tiek darbuotojas turi galėti gauti prieigą prie informacijos (prieinamai).
Praktikoje laiko apskaita gali būti atliekama daugeliu būdų. Tai gali būti visai paprasta, pvz., popieriaus lapas ar skaičiuoklė, kur darbuotojas užrašo savo valandas. Tai taip pat gali būti elektroninis laiko žymėjimo įrenginys, projektų valdymo įrankis su laiko apskaita ar specializuota laiko apskaitos programėlė. Nėra reikalavimo, kad tai būtų skaitmeninis sprendimas – fizinis užrašų knygelė ar el. laiškas su dienos valandomis iš principo gali tikti. Bet realybėje skaitmeninis sprendimas dažnai bus didelis pranašumas. Skaitmeninės sistemos gali automatiškai užtikrinti, kad duomenys būtų saugiai išsaugoti 5+ metams, jos gali apsaugoti nuo klaidų ir apgaulės (pvz., užrakindamos ankstesnius registracijos įrašus), ir jos palengvina darbuotojų prieigą prie jų pačių valandų.
Kad ir pasirinktumėte, įsitikinkite, kad sistema tinka jūsų kasdienybei. Jei turite nedaug darbuotojų ir paprastą veiklą, galbūt pakaks paprastos lentelės. Jei turite daug darbuotojų ar kintamą darbo laiką, skaitmeninė darbo laiko apskaitos sistema gali sutaupyti daug laiko ir rūpesčių. Taip pat apsvarstykite integraciją su algų sistema ar pamainų grafikais, jei tai aktualu – kai kurios sistemos gali automatiškai registruoti darbo laiką pagal, pvz., prisijungimus ar prieigos korteles, bet tai nėra privaloma.
Patarimas: Svarbiausia, kad jūsų sprendimas atitiktų teisinius reikalavimus. Daugiau apie skirtingų metodų privalumus ir trūkumus galite perskaityti mūsų straipsnyje apie skaitmeninės darbo laiko apskaitos privalumus. Jei reikia pagalbos pradedant, taip pat galite sekti vadovą su 5 žingsniais darbo laiko apskaitos diegimui įmonėje.
Darbo laiko apskaitos diegimas neturi būti sudėtingas. EasyHours.eu yra puikus sprendimo pavyzdys, kuris palengvina visų teisinių reikalavimų laikymąsi. Su EasyHours darbuotojai gali greitai registruoti savo darbo laiką (taip pat per mobilųjį), o sistema automatiškai užtikrina, kad visi duomenys būtų saugiai saugomi 5 metus. Tuo pačiu metu ir vadovybė, ir darbuotojai visada turi prieigą prie reikalingos informacijos. EasyHours sukurtas specialiai tam, kad būtų paprastas, patikimas ir visiškai atitinkantis teisinius reikalavimus, todėl galite sutelkti dėmesį į savo verslą, o ne administravimą.
Norėtumėte išbandyti tai savo įmonėje? Apsilankykite EasyHours.eu norėdami sužinoti daugiau ir pradėti nemokamai bandomuoju laikotarpiu. Leiskite EasyHours padėti jums padaryti darbo laiko apskaitą lengvą, efektyvią ir atitinkančią reikalavimus – taip būsite pirmesni už naujus reikalavimus be nereikalingo papildomo darbo. ✅