Loading...
Parengė EasyHours | 2025 m. balandžio 3 d.
Lengvai suprantamas vadovas apie darbo laiko apskaitos reikalavimus Lietuvos įmonėms pagal ES direktyvą
Žymos: darbo laiko apskaita, teisiniai reikalavimai, ES taisyklės, darbo laikas, poilsio laikas, laiko registravimas, Lietuvos darbo kodeksas
2019 m. gegužės 14 d. Europos Teisingumo Teismas (ETT) priėmė svarbų sprendimą, kuris įpareigoja visas ES valstybes nares užtikrinti, kad darbdaviai registruotų savo darbuotojų darbo laiką. Šis sprendimas buvo priimtas byloje CCOO prieš Deutsche Bank ir siekia apsaugoti darbuotojus bei užtikrinti darbo laiko ir poilsio laiko taisyklių laikymąsi.
Šiame įraše apžvelgiame viską, ką jūs, kaip darbdavys, turite žinoti apie darbo laiko apskaitos reikalavimus – nuo pagrindo ir tikslo iki praktinių reikalavimų ir įgyvendinimo. Taip pat pateiksime konkrečių patarimų, kaip lengvai laikytis reikalavimų be nereikalingų administracinių rūpesčių.
Nesvarbu, ar valdote mažą įmonę, ar didesnę organizaciją, šis vadovas padės jums suprasti savo įsipareigojimus ir sėkmingai pradėti darbo laiko apskaitą.
2019 m. gegužės mėn. Europos Teisingumo Teismas priėmė reikšmingą sprendimą dėl privalomo darbo laiko registravimo ES darbdaviams. Teismas nusprendė, kad ES valstybės narės privalo įdiegti sistemą, užtikrinančią, kad darbdaviai registruotų kiekvieno darbuotojo kasdienį darbo laiką, kad būtų laikomasi darbo teisės aktų. Lietuva, kaip ES narė, taip pat privalo užtikrinti šių reikalavimų įgyvendinimą. Šiame tinklaraščio įraše pateikiame lengvai suprantamą įvadą į darbo laiko apskaitos reikalavimus. Taip pat žr. mūsų išsamų vadovą apie teisinius laiko apskaitos reikalavimus. Paaiškinsime pagrindą (ETT sprendimą ir Darbo laiko direktyvą), apžvelgsime, kam taikomi reikalavimai, ką tiksliai turi daryti darbdaviai ir kokios gali būti pasekmės nesilaikant reikalavimų. Įrašas parašytas aiškia ir draugiška kalba, kad jūs, kaip verslo vadovas be teisinio išsilavinimo, galėtumėte lengvai suprasti, ką reikia daryti – ir kaip sėkmingai pradėti.
Darbo laiko apskaitos reikalavimų pagrindas yra svarbus ETT sprendimas ir ES Darbo laiko direktyva (2003/88/EB). 2019 m. gegužės mėn. ETT nusprendė byloje CCOO prieš Deutsche Bank, kad visos valstybės narės turi užtikrinti, jog darbdaviai įdiegtų sistemą darbuotojų kasdieniam darbo laikui registruoti. Šis sprendimas buvo priimtas, nes ES Darbo laiko direktyva nustato aiškias ES darbo laiko taisykles dėl maksimalaus darbo laiko ir poilsio laiko – tačiau be registravimo buvo sunku užtikrinti šių taisyklių vykdymą. Siekiant apsaugoti darbuotojus nuo per didelio darbo krūvio ir užtikrinti jų gerovę, Lietuva, kaip ir kitos ES šalys, turi užtikrinti tinkamą darbo laiko apskaitą.
Kokios yra pagrindinės ES darbo laiko taisyklės? Darbo laiko direktyva nustato šiuos pagrindinius reikalavimus:
Pagal Lietuvos darbo kodeksą:
Be to, ES taisyklės reikalauja pertraukų (pvz., tinkamos pertraukos, jei dirbama ilgiau nei 6 valandas iš eilės). Visa tai siekiama užtikrinti, kad darbuotojai nebūtų perkrauti. Su tinkama darbo laiko apskaita institucijos gali reikalauti dokumentų, įrodančių, kad šios taisyklės yra laikomasi – ir čia atsiranda darbo laiko registravimo reikalavimas. Registravimo reikalavimas turi suteikti dokumentus apie galimus darbo laiko ir poilsio laiko taisyklių pažeidimus, kad būtų galima anksti aptikti ir užkirsti kelią problemoms.
Trumpai tariant, reikalavimai taikomi visiems Lietuvos darbdaviams – nepriklausomai nuo sektoriaus, dydžio ar to, ar paprastai registruojate laiką, ar ne. Pagal ETT sprendimą ir ES direktyvą visi darbuotojai (samdomieji darbuotojai) turi turėti registruojamą savo darbo laiką. Tai reiškia, kad net mažos ir vidutinės įmonės dabar turi įdiegti tam tikrą laiko apskaitos formą, jei dar to neturi.
Ar yra išimčių? Lietuvoje, kaip ir kitose ES šalyse, tam tikros darbuotojų kategorijos gali turėti specialias taisykles. Paprastai tai taikoma aukščiausiems vadovams ar specialistams, kurių darbo laikas negali būti matuojamas ar iš anksto nustatomas, ir kurie patys organizuoja savo darbo laiką. Tokie darbuotojai turi turėti labai aukštą autonomijos lygį savo darbe. Jei darbuotojas atitinka kriterijus būti laikomas tokiu darbuotoju, jis gali būti išimtis iš laiko registravimo reikalavimo. Tai turėtų būti aiškiai nurodyta darbo sutartyje. Daugumai įmonių tai apims tik kelis (jei iš viso tokių yra) darbuotojus – didžiajai daugumai darbuotojų nėra išimties, ir darbo laikas turi būti registruojamas. Skaityti daugiau apie laiko apskaitą biuro darbuotojams ir kitoms darbuotojų grupėms.
Ką reikalavimas reiškia praktiškai? Kaip darbdavys, jūs turite atsakomybę įdiegti sistemą, kuri registruoja kiekvieno darbuotojo bendrą kasdienį darbo laiką objektyviu, patikimu ir prieinamu būdu. Pažvelkime į konkrečius punktus:
Pasirinkite laiko apskaitos sistemą: Yra metodų laisvė. Galite naudoti viską nuo paprastos laiko apskaitos lapo ar Excel lentelės iki skaitmeninės darbo laiko apskaitos programėlės – įskaitant suminę darbo laiko apskaitą, kuri yra populiari Lietuvoje – jei tik sistema atitinka reikalavimus būti objektyvia, patikima ir prieinama. Objektyvi reiškia, kad registravimas turi būti neutralus ir teisingas; patikima reiškia, kad duomenys negali būti lengvai pakeisti ar prarasti; prieinama reiškia, kad tiek darbdavys, tiek darbuotojas turi lengvai pasiekti registracijas. Kitaip tariant: pasirinkite sistemą, kuri jums tinka, bet įsitikinkite, kad ji tiksliai registruoja valandas ir galite tai įrodyti, jei reikia.
Registruokite kasdienį darbo laiką: Reikalavimai nurodo, kad kiekvieno darbuotojo darbo laikas turi būti registruojamas kiekvieną dieną – tai yra dirbamų valandų skaičius per dieną. Nebūtina fiksuoti tikslaus atvykimo ir išvykimo laiko, nebent patys to norite. Tiesiog turite užtikrinti, kad dienos bendros darbo valandos būtų užregistruotos. Jei jūsų darbuotojai turi fiksuotą darbo laiką ar pamainų grafiką, galite registruoti tik nukrypimus, užuot įvedę tą patį kiekvieną dieną. Pavyzdžiui: jei darbuotojas paprastai dirba 8 valandas, bet vieną dieną dirba 9 valandas, galite tiesiog registruoti tą papildomą valandą tą dieną. Šis lankstus metodas yra leidžiamas ir gali sumažinti administracinį krūvį, jei galutinis rezultatas – teisingas dienos valandų skaičius – yra registruojamas.
Įtraukite darbuotojus: Praktiškai patogiausia, kad darbuotojai patys praneštų savo valandas pasirinktoje sistemoje (pvz., per programėlę ar užpildydami laiko apskaitos lapą). Turėtumėte informuoti visus darbuotojus, kaip ir kada jie turi registruoti savo darbo laiką. Gera idėja sukurti trumpą vadovą ar darbo laiko registravimo politiką įmonėje, kurioje aprašoma: ką reikia registruoti (pvz., įprastą darbo laiką, viršvalandžius, pertraukas), kada tai reikia registruoti (geriausia nuolat ar kasdien), ir kokios pasekmės, jei pamiršta. Tokia darbo laiko registravimo politika nėra tiesiogiai reikalaujama įstatymo, bet ji padeda užtikrinti bendrą supratimą ir nuoseklumą. (Patarimas: žr. mūsų vidinį vadovą Kaip lengvai pradėti su žingsnis po žingsnio patarimais, kaip įgyvendinti laiko apskaitą jūsų įmonėje.)
Stebėkite ir kontroliuokite: Kadangi galutinė atsakomybė už teisingą darbo laiko registravimą tenka darbdaviui, turite viduje stebėti, ar sistema iš tikrųjų naudojama. Pasirūpinkite priminti darbuotojams, kurie nepraneša savo valandų, ir reguliariai tikrinkite, ar registruota informacija atrodo teisinga ir maždaug atitinka darbo laiko susitarimus. Jei kažkas atrodo neteisingai (pvz., darbuotojas nuolat pamiršta registruoti arba turi neįtikėtinai mažai registruotų valandų), turėtumėte apie tai pasikalbėti. Turėkite procesą registruotų valandų patvirtinimui, kad ir darbuotojas, ir vadovas sutiktų dėl laiko registracijos.
Saugokite duomenis pagal reikalavimus: Lietuvos darbo kodeksas reikalauja, kad saugotumėte darbo laiko apskaitos dokumentus. Tai susiję su tuo, kad reikia galėti dokumentuoti 48 valandų taisyklės laikymąsi ilgesnį laikotarpį. Todėl pasirūpinkite, kad jūsų laiko apskaitos sistema galėtų saugiai saugoti duomenis reikiamą laikotarpį ir kad turėtumėte tvarką dėl saugumo ir privatumo (BDAR) apie šiuos duomenis. Darbuotojai taip pat turi turėti prieigą prie savo registruotų duomenų, kol dirba – tai suteikia skaidrumą ir leidžia jiems patiems sekti savo valandas ir, pavyzdžiui, pastebėti, jei kažkas nėra teisingai registruota.
Teisingai tvarkykite išimtis: Jei vertinate, kad vienas ar keli darbuotojai įmonėje atitinka kriterijus būti laikomi savarankiškai organizuojančiais savo darbo laiką (žr. skyrių „Kam taikomi reikalavimai?" aukščiau), turite pasirūpinti tai dokumentuoti darbo sutartyje. Paprastai reikės sutarties priedo, kuris tiksliai nurodo, kad asmuo yra išimtis iš darbo laiko registravimo ir iš taisyklių, pvz., poilsio laiko. Svarbu naudoti šią išimtį tik ten, kur ji pagrįsta – tai labai siaura išimtis, ir turite galėti paaiškinti ir apginti, jei nuspręsite kategorizuoti asmenį kaip tokį darbuotoją.
(Turite daugiau klausimų? Žr. mūsų DUK apie darbo laiko apskaitą, kur atsakome į tipinius klausimus apie reikalavimus.)
Galima paklausti: kas nutiks, jei neįdiegsime laiko apskaitos ar pamiršime naudoti sistemą? Atsakymas – tai gali turėti rimtų pasekmių jūsų įmonei. Nors Lietuvoje dar nėra priimtas specifinis įstatymas, nustatantis baudas už „neregistruotą darbo laiką" kaip reakcija į ETT sprendimą, vis tiek rizikuojate sankcijomis, nes neregistruotas laikas dažnai susijęs su darbo laiko taisyklių pažeidimais. Štai kelios galimos pasekmės:
Nurodymai ar baudos iš Valstybinės darbo inspekcijos: Valstybinė darbo inspekcija (institucija, prižiūrinti darbo aplinką ir darbo laiką) gali reaguoti, jei nesilaikote taisyklių. Jie gali išduoti nurodymą (t.y. įpareigoti jus nedelsiant ištaisyti situaciją) arba blogiausiu atveju skirti baudą už pažeidimą. Valstybinė darbo inspekcija taip pat gali reikalauti, kad ateityje įdiegtumėte priemones, neleidžiančias pažeisti, pvz., 48 valandų taisyklės.
Kompensacija darbuotojams: Jei paaiškėja, kad darbuotojas dirbo viršydamas leistinas ribas (pvz., viršijo 48 valandų taisyklę ar negavo 11 valandų poilsio) ir jūs, kaip darbdavys, nieko nedarėte, kad to išvengtumėte, darbuotojas gali turėti teisę į kompensaciją už taisyklių pažeidimą. Neregistruotas laikas apsunkina jums įrodyti, kad laikėtės taisyklių – ir taip palengvina darbuotojui gauti pritarimą, kad įvyko pažeidimas. Kitaip tariant, be tinkamų laiko registracijų turite silpnesnę gynybą, jei kas nors skundžiasi dėl per didelio darbo krūvio ar nepakankamo poilsio laiko.
Kitos teisinės pasekmės: Profesinės sąjungos gali įsitraukti darbuotojų vardu, jei taisyklės nesilaikomos. Rimtais ar pasikartojančiais atvejais tai gali pakenkti įmonės reputacijai ir vidiniams darbo santykiams. Be to, darbo laiko taisyklių laikymasis yra darbo aplinkos įstatymų dalis – sisteminis pažeidimas kraštutiniais atvejais gali lemti didesnius reikalavimus pakeisti darbo procesus ar sumažinti darbuotojų darbo laiką. Trumpai tariant: gali būti brangu ir sudėtinga nesilaikyti reikalavimo.
Išvada: rimtai vertinkite laiko apskaitos reikalavimą. Tai ne tik įstatymo laikymosi klausimas, bet ir rūpinimasis savo darbuotojais ir įmone. Laimei, tai neturi būti sunku ar daug laiko reikalaujanti – yra gerų sprendimų, kurie gali tai padaryti lengva.
Įdiegti darbo laiko apskaitą gali atrodyti sudėtinga, ypač mažai ar vidutinei įmonei. Tačiau nesate vieni, ir tai visai neturi būti komplikuota. Iš tikrųjų yra patogių skaitmeninių įrankių, kurie gali atlikti didžiąją dalį darbo už jus. EasyHours.lt yra sprendimo pavyzdys, sukurtas būtent padėti Lietuvos įmonėms su paprasta laiko apskaita ir užtikrinti atitiktį ES reikalavimams. Su EasyHours galite greitai pradėti registruoti darbo laiką visiems darbuotojams – sistema paprasta naudoti tiek vadovybei, tiek darbuotojams, ir, žinoma, atitinka visus reikalavimus dėl objektyvumo, patikimumo ir prieinamumo.
Padarykite reikalavimų laikymąsi paprastą – aplankykite EasyHours.lt šiandien. EasyHours.lt galite skaityti daugiau ir pradėti naudoti sprendimą, kuris sutaupys jums nereikalingų rūpesčių ir užtikrins, kad darbo laiko registravimas taps integruota, paprasta kasdienybės dalimi. Pasirinkdami išmanų sprendimą kaip EasyHours, parodote ir savo darbuotojams, ir institucijoms, kad rimtai vertinate darbo laiko taisykles ir rūpinatės darbuotojų gerove. Todėl imkitės veiksmų dabar: sutvarkykite savo laiko apskaitą – ir leiskite EasyHours jums padėti!