Loading...
Parengė EasyHours | 2025 m. balandžio 3 d.
Vadovas apie skaitmeninės darbo laiko apskaitos privalumus
Žymos: darbo laiko apskaita, teisiniai reikalavimai, ES taisyklės, darbo laikas, poilsio laikas, laiko registravimas, Lietuvos įstatymai
Mažos ir vidutinės įmonės Lietuvoje susiduria su ES reikalavimu: visų darbuotojų darbo laikas turi būti registruojamas kasdien pagal 2019 m. ETT sprendimą. Daugelis todėl svarsto, kaip geriausiai laikytis teisinio reikalavimo – ar naudoti popierinius lapus, pildyti Excel laiko apskaitos lapą, ar investuoti į skaitmeninę sistemą? Šiame įraše išsamiau pažvelgiame, kodėl skaitmeninis darbo laiko registravimas dažnai yra geriausias sprendimas. Ramia ir aiškia kalba paaiškinsime skaitmeninių sprendimų privalumus palyginti su klasikiniais metodais, tokiais kaip Excel ir popierius, ir suteiksime įžvalgų apie vartotojo patogumą, klaidų riziką, teisinių reikalavimų laikymąsi, duomenų saugojimą ir efektyvumą. Kaip galbūt skaitėte mūsų įvadiniame įraše, darbo laiko apskaita tapo teisiniu reikalavimu, ir čia padėsime jums rasti protingiausią būdą tai įgyvendinti.
Daugelis mažesnių įmonių pradeda nuo paprastos Excel laiko apskaitos lentelės ar net popierinių lapų darbo laikui registruoti. Iš pirmo žvilgsnio tai atrodo lengva ir pigu – visi moka naudotis Excel, o popieriaus lapas nieko nekainuoja. Tačiau greitai iškyla visa eilė iššūkių:
Rankinis duomenų įvedimas ir klaidos: Su popieriumi ir Excel viskas priklauso nuo žmogaus atliekamo duomenų įvedimo. Lengva pamiršti įtraukti visas valandas, neteisingai įvesti duomenis ar neteisingai suprasti neaiškius ranka rašytus užrašus. Viena klaida gali reikšti neteisingus valandų skaičius, o tai gali kelti nusivylimą tiek darbuotojams, tiek vadovybei.
Daug laiko reikalaujantis administravimas: Kai naudojate popierinius lapus ar Excel lenteles, turite rankiniu būdu surinkti ir patikrinti laiko apskaitos lapus. Užimtas buhalteris ar administratorius galbūt turės priminti darbuotojams apie trūkstamus įrašus ir vėliau sugaišti laiko apibendrindamas duomenis. Tai ne tik atima daug laiko – tai taip pat nuobodus rutininis darbas, atitraukiantis dėmesį nuo svarbesnių užduočių.
Apžvalgos ir dokumentacijos trūkumas: Popierinių dokumentų krūvos gali pasimesti ar būti sugadintos, o Excel failai gali būti perrašyti ar pamiršti el. pašto dėžutėje. Jei staiga prireiks pateikti darbuotojų darbo laiko dokumentus (pvz., audito metu ar institucijų užklausai), gali būti sunku greitai surasti visą informaciją. Popierius ir paprastos skaičiuoklės taip pat nesuteikia lengvos apžvalgos apie darbo laiko modelius ar darbo laiko taisyklių pažeidimus – tokius dalykus reikia skaičiuoti rankiniu būdu.
Saugumas ir konfidencialumas: Su popieriumi ir Excel duomenys nėra gerai apsaugoti. Fiziniai laiko apskaitos lapai gali dingti, o Excel failas, siunčiamas el. paštu, gali patekti netinkamiems gavėjams. Be to, gali būti sunku kontroliuoti, kas turi prieigą ar gali redaguoti Excel failą, o tai gali paveikti duomenų vientisumą. Trumpai tariant, tradiciniai metodai yra pažeidžiami, kai kalbama apie saugų jūsų duomenų saugojimą.
Žinoma, popierius ir Excel yra geriau nei jokio registravimo. Tačiau šie metodai neatitinka šiuolaikinių efektyvumo ir patikimumo reikalavimų. Įmonei augant – ar tiesiog norint laikytis naujų taisyklių – pamatysite, kad rankinis laiko registravimas tampa kliūtimi kasdieniame darbe.
Skaitmeninis laiko apskaitos sprendimas (pvz., patogi laiko apskaitos programėlė) pašalina daugelį problemų, kurias kelia popierius ir Excel. Štai keletas svarbiausių skaitmeninio sprendimo privalumų:
Didelis vartotojo patogumas: Skaitmeninės sistemos sukurtos taip, kad darbuotojams būtų kuo paprasčiau registruoti savo laiką. Paprastai valandas galima registruoti per programėlę telefone ar internetinę svetainę – greitai ir be vargo. Tai reiškia, kad visi gali tai padaryti keliaudami, nesvarbu, ar jie lauke, biure, ar dirba iš namų. Kai laiko registravimu lengva naudotis, didesnė tikimybė, kad jis bus atliekamas teisingai ir kasdien.
Automatinis registravimas ir mažiau klaidų: Gera skaitmeninė sistema registruoja darbo laiką objektyviai ir tiksliai. Kai kurie sprendimai siūlo, pavyzdžiui, pradžios/pabaigos laikus, automatinį pertraukų skaičiavimą ar net geografinę lokaciją pagrįstą registravimą. Kadangi skaičiavimai vyksta automatiškai sistemoje, išvengiate įvedimo klaidų ir pamirštų valandų – sistema gali net siųsti priminimus, jei darbuotojas pamiršo pranešti dienos laiką.
Teisinių reikalavimų laikymasis be vargo: Skaitmeniniai sprendimai padeda užregistruoti kasdienį kiekvieno darbuotojo darbo laiką, todėl automatiškai atitinkate teisinius reikalavimus. Duomenys yra objektyvūs ir patikimi, todėl galite atitikti „objektyvios, patikimos ir prieinamos" sistemos reikalavimą. Darbuotojai paprastai patys gali matyti savo užregistruotas valandas, o tai atitinka prieinamumo reikalavimą ir užtikrina skaidrumą. Jei institucijos ar jūsų auditoriai paklaustų apie darbo laiką, keliais paspaudimais galite sugeneruoti ataskaitą tiesiai iš sistemos, užuot rankiniu būdu rinkę dokumentus.
Saugus duomenų saugojimas: Su skaitmeniniu sprendimu visi įrašai saugiai saugomi debesyje ar apsaugotame serveryje. Nebeturite rūpintis dėl popierinių dokumentų, kurie gali pasimesti, ar failų, kurie gali būti sugadinti. Dauguma profesionalių sistemų reguliariai daro duomenų atsargines kopijas, todėl niekas neprarandama. Tuo pačiu prieiga gali būti valdoma pagal vartotoją, todėl tik atitinkami asmenys gali matyti ar keisti laiko duomenis. Tai suteikia ramybę, kad jūsų darbo laiko duomenys yra saugiai saugomi.
Efektyvumas ir apžvalga: Kai laiko apskaita vykdoma skaitmeniniu būdu, sutaupote administravimo laiko. Nebereikia perkelti duomenų iš popieriaus į kompiuterį ar rinkti laiko apskaitos lapų – viskas vienoje vietoje. Automatiškai gaunate darbuotojų valandų apžvalgą savaitė po savaitės ir mėnuo po mėnesio. Daugelis skaitmeninių sistemų leidžia vienu paspaudimu generuoti ataskaitas ir statistiką, todėl lengvai galite matyti, pavyzdžiui, viršvalandžius, lankstų darbo laiką ar ar kas nors artėja prie maksimalaus leistino darbo laiko ribos. Tai taip pat palengvina atlyginimų ir sąskaitų faktūrų tvarkymą, nes valandos apskaičiuotos teisingai ir laiku.
Trumpai tariant, su skaitmeniniu sprendimu gaunate sistemą, kuri yra paprasta, saugi ir efektyvi – naudinga tiek darbuotojams, tiek vadovybei. Išnaudojate technologijas, kad išvengtumėte trivialių užduočių ir sumažintumėte klaidų riziką. Pasirinkę sprendimą, taip pat galite apsvarstyti šiuolaikinius laiko registravimo būdus, kurie dar labiau automatizuoja procesą. Jei norite sužinoti daugiau apie tai, kaip sėkmingai pradėti, taip pat parengėme vadovą su 5 žingsniais laiko apskaitos įgyvendinimui įmonėje.
Apibendrinkime skirtumus tarp trijų metodų pagrindiniais aspektais:
Vartotojo patogumas: Popieriniai lapai reikalauja, kad darbuotojas prisimintų užpildyti laiko apskaitos lapus ranka ir juos pristatyti – tai atima laiko ir nėra labai intuityvu. Excel lentelės šiek tiek geresnės, nes jas galima pildyti kompiuteryje, tačiau vis tiek reikia atidaryti failą ir viską įvesti rankiniu būdu. Skaitmeninis sprendimas (pvz., laiko apskaitos programėlė) yra patogiausias: darbuotojai gali nuolat registruoti laiką per telefoną ar kompiuterį, dažnai keliais paspaudimais ir galbūt net automatiškai, todėl lengva įtraukti visus.
Klaidų rizika: Su popieriumi ir pieštuku skaičius lengva neteisingai perskaityti ar susumuoti, o Excel viena neteisinga formulė ar įvedimo klaida gali sukurti netikslius duomenis. Nėra integruotos kontrolės, todėl žmogiška klaida gali likti nepastebėta. Skaitmeninės sistemos drastiškai sumažina klaidas automatizuodamos skaičiavimus ir tikrindamos įvestis (pvz., neleidžia neįmanomų laikų). Sistema gali įspėti, jei kažko trūksta ar atrodo neteisingai, todėl klaidos pagaunamos ir ištaisomos iš karto.
Teisinių reikalavimų laikymasis: ES reikalavimas reikalauja patikimo darbo laiko registravimo. Popierius ir Excel iš principo atitinka valandų registravimo reikalavimą, tačiau jie apsunkina nuoseklaus ir patikimo kasdienio registravimo užtikrinimą. Be to, šiais metodais gali būti sudėtinga suteikti kiekvienam darbuotojui lengvą prieigą prie savo registracijų. Skaitmeninė sistema sukurta atitikti teisinius reikalavimus: kiekviena registracija objektyviai pažymima laiko žyma, duomenų negalima tiesiog pakeisti be pėdsakų, o darbuotojai gali prisijungti ir peržiūrėti savo valandas. Todėl esate daug stipresni dokumentacijos ir priežiūros atžvilgiu.
Duomenų saugojimas ir saugumas: Popierių reikia saugoti fiziškai (su gaisro, vandens žalos ar netvarkos archyvuose rizika), o Excel failus patys turite pasirūpinti saugiai išsaugoti (nepamirškite atsarginių kopijų!). Nei vienas iš jų nėra ypač saugus ilgainiui. Skaitmeniniai sprendimai saugo viską centralizuotai ir užšifruotai. Visada turite saugią istorijos kopiją ir neturite jaudintis, ar aplankas dings nuo lentynos, ar failas pradings kompiuteryje. Duomenys paprastai geriau apsaugoti nuo nelaimingų atsitikimų ir neįgaliotos prieigos profesionalioje sistemoje.
Efektyvumas kasdienybėje: Su rankiniais sprendimais švaistote laiką rinkdami, įvesdami ir tikrindami. Excel gali šiek tiek padėti automatiškai sumuodamas skaičius, tačiau vis tiek reikalauja daugybės rankinių žingsnių ir koordinavimo. Skaitmeninė laiko apskaitos sistema sutaupo visą nereikalingą administravimą. Vadovas ar personalo skyrius gali gauti reikiamą informaciją tada, kai jos reikia, be poreikio pirmiausia surinkti visas dalis. Tai atlaisvina laiką, kurį galite naudoti vertingesniam darbui įmonėje.
Kaip matome, skaitmeninis sprendimas laimi visais aspektais, kai kalbama apie laiko apskaitą. Darbuotojams registravimas tampa paprastesnis ir tiesesnis, o įmonei duomenys tampa patikimesni ir prieinamesni.
Popierius ir Excel gali išspręsti užduotį paprasčiausia forma, tačiau jie negali prilygti skaitmeninei sistemai, kai atsižvelgiama į tikslumo, saugumo ir efektyvumo reikalavimus. Su skaitmeniniu sprendimu gaunate ateičiai paruoštą būdą tvarkyti darbo laiko apskaitą, kuris taupo laiką ir suteikia ramybę.
Ar pasirengę išbandyti skaitmeninę laiko apskaitą praktikoje? Galite nemokamai užsiregistruoti EasyHours.lt ir pamatyti, kaip paprasta pradėti. EasyHours yra paprasta skaitmeninė darbo laiko apskaitos sistema, pritaikyta mažesnėms įmonėms. Išbandykite EasyHours nemokamai 30 dienų ir patirkite šiuolaikinio sprendimo privalumus – jūsų darbuotojai (ir būsimas jūs) padėkos už tai.