Loading...
Parengė EasyHours | 2025 m. balandžio 10 d.
Vadovas, kaip pasirinkti optimalią laiko apskaitos sistemą, atitinkančią jūsų įmonės poreikius
Žymos: laiko apskaitos sistema, darbo laiko registravimas, skaitmeninimas, smulkios ir vidutinės įmonės
Tinkamos laiko apskaitos sistemos pasirinkimas jūsų įmonei gali būti lemiamas tiek efektyvumui, darbuotojų pasitenkinimui, tiek įstatymų reikalavimų laikymuisi. Tačiau su daugybe rinkoje esančių galimybių gali būti sunku orientuotis ir rasti būtent tą sprendimą, kuris atitiktų jūsų poreikius.
Šiame straipsnyje mes padėsime jums pasirinkti optimalią laiko apskaitos sistemą. Apžvelgsime svarbiausius kriterijus, į kuriuos turėtumėte atsižvelgti, tipines klaidas, kurių reikėtų vengti, ir kaip rasti pusiausvyrą tarp paprastumo ir funkcionalumo. Nesvarbu, ar esate maža įmonė, pradedanti laiko apskaitą pirmą kartą, ar didesnė organizacija, norinti atnaujinti esamą sistemą – čia rasite konkrečių patarimų, kaip priimti teisingą sprendimą.
Tinkamos laiko apskaitos sistemos pasirinkimas iš karto yra svarbus dėl kelių priežasčių. Pirma, darbo laiko registravimas nebėra pasirinkimas, o teisinis reikalavimas: nuo 2024 m. liepos 1 d. visi darbdaviai privalo registruoti darbuotojų darbo laiką. Tinkama sistema padeda jūsų įmonei laikytis įstatymų be nereikalingų rūpesčių, nes užtikrina patikimą duomenų registravimą ir saugojimą.
Antra, tai susiję su ilgalaikiu efektyvumu. Jei dabar investuosite į gerą sistemą, išvengsite poreikio keisti ją vėliau – tai procesas, kuris gali būti daug laiko ir pinigų reikalaujantis. Gerai veikianti sistema suteikia greitą valandų apžvalgą, palengvina atlyginimų skaičiavimą ir atlaisvina laiką svarbesniems darbams.
Galiausiai, vartotojo patogumas yra milžiniškas veiksnys: pasirinkę sistemą, kurią darbuotojai gali lengvai naudoti (geriausia per paprastą laiko apskaitos programėlę ar interneto svetainę), padidinate tikimybę, kad visi teisingai registruos savo laiką. Tai sukuria geresnius duomenis ir mažiau nusivylimo. Trumpai tariant, teisingas pasirinkimas iš karto suteikia ramybę, nes esate ir teisiškai suderinti, ir gausite sprendimą, kuris veikia kasdieniame gyvenime.
Patarimas: Jei esate visiškai naujokai skaitmeninėje laiko apskaitoje, galite perskaityti mūsų vadovą apie 5 žingsnius pradedant laiko apskaitą, kad gautumėte įgyvendinimo planą. Čia gausite pagalbą, kaip sėkmingai pradėti naudoti naują sistemą.
Kai jūsų įmonė renkasi naują laiko apskaitos sistemą, yra keletas svarbių kriterijų, į kuriuos reikėtų atsižvelgti. Čia apžvelgiame septynis pagrindinius punktus, kurie padės priimti teisingą sprendimą:
Vartotojo patogumas: Sistema turi būti lengvai naudojama visiems darbuotojams – nepriklausomai nuo techninio lygio. Intuityvus sprendimas su paprastu dizainu užtikrina, kad darbo laiko registravimas taps lengva kasdienybės dalimi, o ne laiko švaistymu. Pagalvokite, ar sistema yra lietuvių kalba, ar meniu yra aiškūs ir ar lengva išmokti. Kuo patogesnė vartotojui, tuo didesnė tikimybė, kad visi iš tikrųjų naudos ją teisingai kiekvieną dieną.
Kaina: Apsvarstykite tiek pradinę kainą, tiek einamąsias išlaidas. Mažoms ir vidutinėms įmonėms biudžetas gali būti ribotas, todėl svarbu rasti sprendimą, atitinkantį jūsų poreikius neištuštinant kišenės. Atminkite, kad pigiausia galimybė ne visada yra geriausia – jei pigi sistema neturi svarbių funkcijų ar yra sunkiai naudojama, gali kainuoti daugiau dėl laiko švaistymo ir nusivylimo. Palyginkite įvairių sprendimų kainas ir atkreipkite dėmesį, ar kaina yra už vartotoją, per mėnesį, ar galbūt vienkartinė licencija.
Mobilioji prieiga: Šiandien daug darbo vyksta keliaujant ar ne biure. Pasirūpinkite pasirinkti sistemą su laiko apskaitos programėle ar mobiliesiems pritaikyta svetaine, kad darbuotojai galėtų registruoti laiką iš savo išmaniojo telefono ar planšetės. Mobilioji prieiga leidžia darbuotojams lengvai „registruotis" nepriklausomai nuo to, ar jie biure, namuose, ar pas klientą. Tai padidina tikimybę, kad laikas bus registruojamas realiu laiku ir tiksliai, o ne bandant prisiminti vėliau.
Duomenų saugojimas ir saugumas: Laiko apskaitos sistema turi patikimai saugoti jūsų duomenis. Pagal teisinius reikalavimus informacija apie darbo laiką turi būti saugoma iki kelerių metų, todėl sistema turėtų gebėti valdyti ilgalaikį duomenų saugojimą. Išsiaiškinkite, kur saugomi duomenys – ar debesyje saugiame serveryje? – ir ar tiekėjas atitinka BDAR ir kitus saugumo standartus. Jums reikia patikimos sistemos, kuri nepraras duomenų ir apsaugos darbuotojų asmens informaciją.
Ataskaitų teikimas: Geros ataskaitų galimybės yra būtinos. Turėtumėte lengvai galėti generuoti ataskaitas apie darbo laiką tam tikru laikotarpiu, tiek tikrinant atitiktį (pvz., 48 valandų taisyklės laikymąsi), tiek naudojant duomenis atlyginimams, sąskaitų faktūrų išrašymui ar produktyvumo analizei. Pasirinkite sistemą, kurioje keliais paspaudimais galite generuoti aiškias ataskaitas apie darbuotojų valandas, viršvalandžius, atostogas ir kt. Papildomas privalumas, jei galite pritaikyti ataskaitas ar eksportuoti duomenis į Excel/PDF pagal poreikį.
Palaikymas ir pagalba: Technologija turėtų veikti, bet svarbu turėti pagalbą po ranka, jei kiltų klausimų ar problemų. Patikrinkite, kokį palaikymą siūlo: Ar yra lietuviškas palaikymas? Telefono palaikymas, pokalbis ar el. paštas? Kaip greitai jie atsako? Ypač pradžioje gali prireikti papildomos pagalbos nustatant ar naudojant sistemą. Tiekėjas su geru klientų aptarnavimu gali lemti, ar įgyvendinimas bus teigiama patirtis. Galbūt perskaitykite kitų klientų atsiliepimus apie palaikymo patirtį.
Integracija su kitomis sistemomis: Laiko apskaita retai veikia atskirai. Galite sutaupyti daug rankinio darbo, jei sistema gali integruotis su kitomis jūsų sistemomis – pavyzdžiui, atlyginimų sistema, apskaitos sistema ar projektų valdymo įrankiais. Su gera integracija registruotos valandos gali būti automatiškai perkeltos į atlyginimų skaičiavimą ar sąskaitų faktūrų išrašymą, todėl išvengsite dvigubo duomenų įvedimo. Apsvarstykite programas, kurias jau naudojate įmonėje, ir išsiaiškinkite, ar laiko apskaitos sistema gali su jomis bendrauti. Tai užtikrina sklandesnį darbo srautą ir mažiau klaidų.
Kai įmonės pirmą kartą renkasi laiko apskaitos sistemą, pastebimos kelios tipinės klaidos. Štai keletas spąstų ir patarimai, kaip jų išvengti:
Per didelis dėmesys kainai: Žinoma, ekonomika turi būti subalansuota, bet saugokitės rinktis tik pigiausią sprendimą. Tipinė klaida – pasirinkti nemokamą ar labai pigią sistemą, kuri pasirodo esanti nepatogi naudoti ar neturinti gyvybiškai svarbių funkcijų. Sprendimas – atsižvelgti į bendrą vaizdą – būkite pasirengę mokėti už kokybę, jei tai ilgainiui sutaupys laiko ir rūpesčių.
Per sudėtingos sistemos pasirinkimas: Kai kurios įmonės gauna per daug pažangią sistemą galvodamos „kuo daugiau funkcijų, tuo geriau". Tačiau jei sistema per sudėtinga, ji gali atrodyti bauginanti ar pernelyg komplikuota vartotojams. Rezultatas – darbuotojai gali nesinaudoti visomis tomomis išgalvotomis funkcijomis arba dar blogiau – visiškai vengti sistemos. Išvenkite šios klaidos suderindami sistemos sudėtingumą su realiais poreikiais. Dažnai paprastesnis sprendimas yra geriausias mažesnėms įmonėms (daugiau apie tai žemiau).
Darbuotojų neįtraukimas: Didelė klaida priimti sprendimą uždarame kabinete be įvesties iš tų, kurie kasdien naudos sistemą. Jei darbuotojai jaučia, kad nauja sistema „užmetama jiems ant galvos", gali kilti pasipriešinimas. To išvengsite anksti įtraukdami darbuotojus į procesą – pavyzdžiui, gaudami atsiliepimus apie vartotojo patogumą nemokamo bandomojo laikotarpio metu. Taip gausite jų pritarimą ir jie jausis atsakingi už sprendimą.
Be bandomojo laikotarpio ar testo: Pirkti katę maiše yra rizikinga. Tipinė klaida – įdiegti sistemą be tinkamo išbandymo. Laimei, dauguma tiekėjų siūlo nemokamą bandomąjį versiją ar demonstraciją. Pasinaudokite ja! Leiskite keliems darbuotojams išbandyti sistemą praktikoje savaitę ar dvi. Taip atrasite galimas problemas prieš per daug įsipareigodami. Bandomasis laikotarpis taip pat suteikia galimybę pakoreguoti nustatymus, sukurti instrukcijas ir įsitikinti, kad pasirinkote teisingai prieš galutinę investiciją.
Ateities pamiršimas: Galbūt dabar turite tik kelis darbuotojus, bet kas po kelių metų? Klaida – pasirinkti sprendimą, kuris negali būti plečiamas ar pritaikomas įmonės vystymuisi. Todėl apsvarstykite ir būsimus poreikius: Ar sistema gali valdyti, jei padvigubinsite darbuotojų skaičių? Ar naujos funkcijos gali būti pridėtos, jei poreikiai auga? Galvodami į priekį užtikrinate, kad sistema galės sekti jūsų įmonę ir neturėsite keisti vėl po trumpo laiko.
Atkreipdami dėmesį į šiuos punktus galite išvengti blogiausių spąstų. Svarbu būti realistiškam, skirti laiko rinkai ištirti ir įtraukti tuos, kurie naudos sprendimą. Tada būsite stipresni pasirinkdami laiko apskaitą nuo pat pradžių.
Rinka siūlo viską – nuo visiškai paprastų programėlių iki labai pažangių laiko apskaitos sistemų. Bet koks tipas geriausiai tinka mažai ar vidutinei įmonei?
Dažniausiai mažos įmonės gauna daugiausia naudos iš paprastų sistemų. Paprastas sprendimas sutelkia dėmesį į esminius dalykus – lengvą darbo laiko registravimą – be daugybės papildomų (ir galimai klaidinančių) funkcijų. Tai paprastai reiškia mažesnes išlaidas, greitesnį įgyvendinimą ir patogesnę vartotojo patirtį. Darbuotojai gali greitai išmokti sistemą, o jūs greitai pradėsite teisingai registruoti laiką.
Sudėtingesni sprendimai dažnai skirti didelėms įmonėms su sudėtingais poreikiais: jie gali apimti viską nuo projektų valdymo, pamainų planavimo, HR modulių, integracijos su daugeliu skirtingų sistemų ir t.t. Gali būti viliojanti pasirinkti „Rolls Royce" sprendimą, bet mažai įmonei tai gali atrodyti kaip šaudymas iš patrankos į žvirblius. Rizikuojate mokėti už funkcijas, kurių niekada nenaudosite, o sistemą gali būti sunkiau prižiūrėti.
Todėl: būkite sąžiningi dėl savo poreikių. Jei jums pirmiausia reikia sekti atvykimo/išvykimo laikus ir užtikrinti, kad niekas nedirba per daug, paprasta laiko apskaitos sistema tikriausiai pakaks. Visada galite atnaujinti vėliau, jei atsiras poreikis. Pradėkite paprastai – svarbiausia pradėti darbo laiko apskaitą, įvykdyti teisinius reikalavimus ir gauti privalumus, kuriuos skaitmeninė laiko apskaita suteikia kasdieniame gyvenime.
(Galbūt perskaitykite mūsų straipsnį apie skaitmeninio sprendimo privalumus, kad pamatytumėte, ką konkrečiai gausite atsisakę popieriaus ir Excel.)
Tinkamos laiko apskaitos sistemos pasirinkimas reikalauja šiek tiek pasiruošimo, bet greitai atsiperka lengvesniu administravimu, laimingesniais darbuotojais ir patikimu darbo aplinkos įstatymo laikymusi. Galvokite ilgalaikėje perspektyvoje ir raskite sprendimą, tinkantį jūsų įmonei tiek šiandien, tiek rytoj. Kai apsvarstėte kriterijus, tokius kaip vartotojo patogumas, kaina, mobilioji prieiga, duomenų saugojimas, ataskaitų teikimas, palaikymas ir integracija – taip pat išvengėte tipinių spąstų – esate gerai pasirengę priimti teisingą sprendimą.
Ir kas toliau? Jei ieškote paprastos ir efektyvios laiko apskaitos sistemos, EasyHours yra akivaizdus pasirinkimas. EasyHours atitinka visus minėtus kriterijus patogiu vartotojui būdu ir sukurta atsižvelgiant į mažų ir vidutinių įmonių poreikius. Pradėkite nemokamą bandomąjį laikotarpį EasyHours.lt šiandien ir patirkite, kaip lengva gali būti sekti darbo laiką – taip greitai pradėsite ir būsite visiškai suderinti be rūpesčių. Esame pasirengę padėti jums sėkmingai pradėti!